Dulunya, ERP adalah sistem yang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian aplikasi ERP dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan kegunaannya bagi bisnis Anda.
Pengertian Aplikasi ERP
ERP adalah paket sistem dan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain.
Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.
Sejarah Singkat Aplikasi ERP
Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur.
Pengembang aplikasi membuat program untuk memantau inventaris, rekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Di tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.
Masuk ke periode 80-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya.
Di tahun-tahun ini, fungsi sistem beralih ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Di tahun inilah banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.
Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.
Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite di dirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan bisa dioperasikan melalui internet. Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II.
Sistem ini adalah aplikasi ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).
Kini sistem ERP SaaS (Aplikasi-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis. Beberapa diantaranya adalah bisnis UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.
Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan Aplikasi ERP?
Meskipun tujuan awal perancangan aplikasi ERP adalah untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti :
- Jasa & Konsultasi seperti asuransi, teknologi, layanan keuangan, dll
- Pendidikan
- Transportasi
- Retail, Grosir & SuperMarket
- Real Estate
- Konstruksi, Proyek & Pembangunan Infrastruktur
- Makanan & Minuman
- Pariwisata seperti Restoran, Perhotelan atau Penginapan
- Kesehatan seperti Rumah Sakit & Manufaktur Obat-obatan
- Pertambangan
- Perkebunan
- Ekspor – Impor karena membutuhkan IT inventory untuk Kawasan Berikat
- Pemerintahan untuk mengelola pembelian pengadaan barang atau administrasi lainnya
Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.
Kegunaan Aplikasi ERP bagi Bisnis Anda
Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka.
Menurut data statistik tahun lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.
- Mengoptimalkan Efisiensi
Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.
ERP adalah penyedia akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.
- Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. Aplikasi ERP adalah peruntuh dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain.
ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.
- Menghemat Biaya Operasional
ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik.
Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.
- Meningkatkan Keamanan Data
ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data di simpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan.
Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.
Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang di berhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.
- Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat
Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan mempengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP adalah sarana yang bisa memfasilitasi semua itu.
Laporan dalam sistem aplikasi ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidak konsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.
Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan ERP? Berikut ini merupakan beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP secepatnya.
- Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya sudah tidak dilakukan secara manual
- Tidak adanya akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis
- Adanya kerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
- Bisnis Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang sudah diterapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
- Pemilik bisnis kesulitan memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
- Sebagai pemilik usaha, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda
- Karyawan kesulitan berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain
- Sulit mengakses data dan informasi bisnis penting saat Anda berada di luar kantor
- Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda
Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor aplikasi ERP yang tepat. Salah satunya adalah Mekari. (*/jay) Editor : Administrator