SIDOARJO – Dinas Perhubungan (Dishub) Sidoarjo berinovasi untuk menata arsip secara digital. Langkah itu dimulai untuk memudahkan pengarsipan di kantor yang berada di Jalan Raya Candi itu.
Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dishub Sidoarjo, Etin Karnasari mengatakan, upaya digitalisasi arsip itu sudah mulai digagas sejak 2020 lalu. “Ini untuk memudahkan dalam pencarian arsip juga,” katanya.
Etin menegaskan, sebagai pegawai yang berjibaku dengan arsip, dirinya sempat kerepotan dengan penataan arsip yang manual. Dimana berkas-berkas sering berserakan, ataupun tertumpuk di gudang.
Saat dibutuhkan, pegawai membutuhkan waktu lama untuk mencari. Karena tidak tertata dengan baik, bahkan ada yang rusak termakan rayap atau rusak karena air. Karena itulah, ia mencoba untuk menata ke dalam bentuk digital. “Ini juga membantu untuk kecepatan akses. Jadi tidak ribet,” sambungnya.
Meski belum sepenuhnya digital, paling tidak arsip akan terdokumentasi dengan sistem digital. Sehingga mesin pencari digital dapat difungsikan. Arsip di kantor dishub akan ditata dalam box-box dengan kode tertentu. Dan diletakkan berdasarkan penomoran yang ada.
Ketika mencari, pegawai bisa mengakses dengan mesin pencari secara digital. Kemudian untuk arsip hard copy-nya tinggal mencari dalam box tersebut. “Di bidang sekretariat ini yang jadi percontohan. Nanti akan diterapkan ke bidang lain,” imbuhnya.
Ada beberapa arsip yang ditata bidang kesekretatiatan. Yakni mulai dari arsip kepegawaian, perencanaan dan laporan, serta arsip keuangan.
Selain rapi, penataan arsip juga memiliki manfaat kesehatan bagi pegawai yang bekerja di kantor. Arsip yang terbuat dari kertas tidak sedikit mengandung jamur. Tentunya tidak baik jika pegawai berlama-lama di dalam ruangan yang penuh arsip. (son/vga)
SIDOARJO – Dinas Perhubungan (Dishub) Sidoarjo berinovasi untuk menata arsip secara digital. Langkah itu dimulai untuk memudahkan pengarsipan di kantor yang berada di Jalan Raya Candi itu.
Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dishub Sidoarjo, Etin Karnasari mengatakan, upaya digitalisasi arsip itu sudah mulai digagas sejak 2020 lalu. “Ini untuk memudahkan dalam pencarian arsip juga,” katanya.
Etin menegaskan, sebagai pegawai yang berjibaku dengan arsip, dirinya sempat kerepotan dengan penataan arsip yang manual. Dimana berkas-berkas sering berserakan, ataupun tertumpuk di gudang.
Saat dibutuhkan, pegawai membutuhkan waktu lama untuk mencari. Karena tidak tertata dengan baik, bahkan ada yang rusak termakan rayap atau rusak karena air. Karena itulah, ia mencoba untuk menata ke dalam bentuk digital. “Ini juga membantu untuk kecepatan akses. Jadi tidak ribet,” sambungnya.
Meski belum sepenuhnya digital, paling tidak arsip akan terdokumentasi dengan sistem digital. Sehingga mesin pencari digital dapat difungsikan. Arsip di kantor dishub akan ditata dalam box-box dengan kode tertentu. Dan diletakkan berdasarkan penomoran yang ada.
Ketika mencari, pegawai bisa mengakses dengan mesin pencari secara digital. Kemudian untuk arsip hard copy-nya tinggal mencari dalam box tersebut. “Di bidang sekretariat ini yang jadi percontohan. Nanti akan diterapkan ke bidang lain,” imbuhnya.
Ada beberapa arsip yang ditata bidang kesekretatiatan. Yakni mulai dari arsip kepegawaian, perencanaan dan laporan, serta arsip keuangan.
Selain rapi, penataan arsip juga memiliki manfaat kesehatan bagi pegawai yang bekerja di kantor. Arsip yang terbuat dari kertas tidak sedikit mengandung jamur. Tentunya tidak baik jika pegawai berlama-lama di dalam ruangan yang penuh arsip. (son/vga)
