Selain itu, jadwal kerja juga digunakan untuk mencatat data proyek, klien, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja. Jadi, selain untuk menghitung jam kerja karyawan, jadwal kerja juga menjadi dokumentasi kegiatan karyawan selama bekerja di perusahaan. jadwal kerja sendiri memiliki berbagai jenis dan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Sebelum membahas lebih jauh, ada baiknya kita mengenal dan memahami pengertian jadwal kerja, dimulai dari kegunaan hingga fungsinya. Langsung saja, simak ulasannya berikut ini!
Apa yang Dimaksud dengan Jadwal Kerja?
Istilah “jadwal kerja” atau “time-sheet”berasal dari kata dalam bahasa Inggris yang memiliki arti selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja. Secara sederhana, jadwal kerja adalah dokumen atau file yang berisi data jam masuk dan jam keluar karyawan. jadwal kerja karyawan merujuk pada media berupa fisik maupun virtual yang digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Biasanya, jadwal kerja karyawan juga disebut dengan lembar kerja karyawan.
Hal-hal yang dicatat dalam jadwal kerja karyawan antara lain adalah jam masuk, jam keluar (pulang), tugas yang dilakukan, proyek, klien, dan hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di kantor. jadwal kerja menjadi dasar penghitungan jumlah jam kerja yang menentukan jumlah gaji yang diterima oleh karyawan. Oleh sebab itu, proses pengisian jadwal kerja harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian.
Saat ini, terdapat beberapa jenis jadwal kerja karyawan yang digunakan oleh perusahaan, misalnya jadwal kerja kertas yang berbentuk punch card, jadwal kerja Excel atau spreadsheet, dan jadwal kerja digital berupa software atau aplikasi buat jadwal kerja pada gadget/komputer. Secara sederhana, jadwal kerja bekerja dengan cara mencatat waktu kehadiran karyawan setiap harinya. Jika perusahaan menggunakan cara manual, karyawan yang datang akan mencatat waktu kehadiran dalam sebuah kolom pada kertas yang sudah disediakan. Sementara itu, jika perusahaan menggunakan sistem yang lebih modern seperti aplikasi buat jadwal kerja, jadwal kerja dapat berupa fingerprint atau media absensi lainnya.
Apa Kegunaan Jadwal Kerja?
Setelah memahami apa yang dimaksud dengan jadwal kerja, saatnya ketahui apa kegunaan jadwal kerja. Fungsi utama jadwal kerja adalah membantu Anda menjaga efektivitas kerja karyawan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Anda dapat menganalisis apakah beban kerja yang diberikan kepada karyawan sudah sesuai, terlalu banyak atau malah terlalu sedikit.
Kemudian, seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda akan mulai sulit mengawasi kegiatan yang dilakukan karyawan dan keberadaan mereka selama jam kerja. Padahal, kehadiran karyawan dan penggunaan waktu yang efisien berkaitan erat dengan produktivitas kerja.
Bagaimana jika karyawan sering datang terlambat, pulang lebih cepat, bahkan tidak benar-benar bekerja saat jam kerja? Solusinya, pemilik bisnis atau HR Manager dapat meminta karyawan untuk mengisi jadwal kerja secara rutin setiap hari.
Jadwal kerja juga merupakan dokumentasi absensi karyawan. Oleh sebab itu, manfaat yang dirasakan tergantung metode apa yang diaplikasikan. Secara umum, berikut adalah beberapa manfaat jadwal kerja bagi perusahaan.
- Time Management Karyawan
Fungsi pertama dari jadwal kerja adalah sebagai manajemen waktu karyawan dan berhubungan dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan jadwal kerja, tim HR bisa melakukan pemantauan atas efektivitas kerja karyawan setiap harinya. jadwal kerja dapat berfungsi sebagai time tracking yang nantinya menjadi dasar perhitungan gaji. Time tracking tersebut mencakup beberapa hal, seperti waktu masuk dan keluar karyawan, lamanya waktu lembur, cuti, dan lain sebagainya.
- Data dalam Proses Payroll Karyawan
Upah ataupun gaji menjadi salah satu hak karyawan yang wajib dipenuhi perusahaan. Oleh sebab itu, perhitungan gaji atau proses payroll dalam suatu perusahaan harus dilakukan secara transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang disepakati. Dalam hal ini, jadwal kerja berfungsi untuk menampilkan jumlah jam kerja ataupun jam lembur karyawan yang akan menjadi dasar perhitungan gaji yang akan dibayar oleh perusahaan.
- Informasi Mengenai Kinerja Karyawan
Fungsi ketiga dari jadwal kerja adalah untuk menampilkan dan memberikan penilaian performa karyawan dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data yang ada dalam jadwal kerja juga bisa menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan pada karyawan. Pertimbangan tersebut juga bisa menjadi faktor penilaian mengenai banyaknya beban kerja yang diberikan pada karyawan. Jika terlalu banyak, performa karyawan tentu menjadi tidak maksimal. Sebaliknya, beban kerja yang terlalu sedikit perlu mendapat penyesuaian.
- Meningkatkan Transparansi Kerja
Dengan adanya time tracking lewat jadwal kerja, secara otomatis perusahaan menjadi lebih transparan. Anda mulai memahami pola aktivitas yang dilakukan karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di puncak proses kerja. Sedangkan karyawan menyadari bahwa mereka perlu melaporkan jam kerja dan berusaha seproduktif mungkin.
- Meningkatkan Project Management
Jadwal kerja membantu Anda menganalisis keseluruhan proyek dan dikelola menuju bisnis yang lebih menguntungkan.
Misalnya, dengan menganalisis penggunaan waktu, Anda mengetahui siapa yang memberikan impact terbaik dan siapa yang terlalu banyak mengemban beban kerja, sehingga selanjutnya bisa lebih tepat menempatkan karyawan sesuai keterampilan dan berbagi tugas secara merata.
Jenis-Jenis jadwal kerja
Setelah memahami kegunaan jadwal kerja, saatnya ketahui jenis-jenis jadwal kerja.
- Jadwal Kerja Kertas (Hard Copy)
Jenis jadwal kerja yang pertama adalah jadwal kerja kertas. Sama seperti namanya, jenis jadwal kerja ini berbentuk kertas (hard copy). Sebelum adanya jadwal kerja digital, jenis jadwal kerja ini sudah lebih dulu digunakan. Sayangnya, jenis jadwal kerja ini mempunyai beberapa kelemahan, seperti proses pendataan yang lebih lama dan rentan terjadi kesalahan. Selain itu, karena berbentuk kertas, jadwal kerja ini lebih sulit untuk disimpan dan berpotensi hilang.
- Jadwal Kerja Digital/Aplikasi buat Jadwal Kerja (Soft Copy)
Jenis jadwal kerja yang kedua adalah digital atau soft copy yang dapat berupa aplikasi buat jadwal kerja. Jenis jadwal kerja ini adalah versi pengembangan dari jenis yang pertama dengan memanfaatkan teknologi. Proses pendataan waktu kerja dalam aplikasi buat jadwal kerja bisa dilakukan secara cepat, sehingga waktu kerja dari tim HR menjadi lebih efektif dan dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. Selain itu, aplikasi buat jadwal kerja ini juga lebih mudah disimpan dan didapatkan jika sewaktu-waktu diperlukan. aplikasi buat jadwal kerja digital juga penting bagi karyawan yang sedang mengerjakan project tertentu.
Selain bentuk, jadwal kerja juga dibagi berdasarkan waktunya, yaitu sebagai berikut:
- Mingguan
Dari jenis fungsi, jadwal kerja mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat atau karyawan dengan masa kontrak jangka pendek.
- Bulanan
Sedangkan untuk jadwal kerja bulanan, digunakan pada perusahaan dengan lingkup yang lebih besar. bentuk bulanan dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume data yang dapat disimpan jauh lebih banyak.
- Pekerja Shift
Pada jenis ini dirancang dengan membagi ke dalam 3 waktu keluar dan masuk sesuai dengan jadwal shift setiap pekerja. Selain itu, jadwal kerja pekerja shift dibuat dengan pola setiap 2 minggu sekali.
- Per Project
Dalam suatu event atau acara-acara tertentu, jenis jadwal kerja per/project ini digunakan untuk menghitung waktu kerja para karyawannya. Biasanya project yang dikerjakan berlangsung secara singkat.
Penutup
Berdasarkan penjelasan diatas, jadwal kerja karyawan yang secara umum berfungsi sebagai kemudahan tim HR dalam memantau para pekerja mulai dari cara bekerja hingga pembagian gaji. Semua pekerjaan karyawan dapat terpantau hanya dengan melalui aplikasi buat jadwal kerja. Di zaman yang sudah serba modern seperti saat ini, pengelolaan jadwal kerja digital sudah menjadi pilihan utama di banyak perusahaan dengan memanfaatkan aplikasi buat jadwal kerja.
Dengan menggunakan aplikasi buat jadwal kerja, maka berbagai urusan tersebut pun bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Aplikasi untuk mengatur karyawan dengan pin/password level dan hak akses. Laporan absensi karyawan lengkap dengan foto; jam masuk jam pulang; dan total jam kerja, serta otorisasi persetujuan absensi karyawan oleh atasan. Kelola komisi mudah sampai dengan multi komisi (satu transaksi dibagi beberapa komisi), laporan komisi lengkap berdasarkan transaksi, produk dan karyawan, pembayaran komisi dapat diposting ke akun pengeluaran.
Selain informasi mengenai jadwal kerja, temukan juga berbagai informasi seputar online shopping, digital marketing, peluang usaha, dan strategi bisnis yang tepat di sini. Untuk urusan partner pembayaran, jangan ragu memilih Mekari Talenta yang setia menemani langkahmu dalam bekerja dan membangun bisnis. Dalam aplikasi buat jadwal kerja Mekari Talenta, terdapat berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhanmu.
Manage produktivitas karyawan lebih efisien dengan aplikasi buat jadwal kerja HRIS Mekari Talenta
Salah satu tugas HR di perusahaan adalah mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan, serta mengelola data presensi. Selain itu, HR juga perlu tahu kondisi karyawannya di lingkungan kerja.
Oleh karena itu, Mekari Talenta hadir sebagai aplikasi HRIS terbaik yang dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan pekerjaan HR di perusahaan, termasuk mengawasi produktivitas dan data kehadiran karyawan.
Fitur yang tersedia memungkinkan Anda untuk mengelola seluruh pekerjaan HR dari mulai data presensi, pengajuan cuti, payroll, hingga rekrutmen hanya menggunakan satu aplikasi buat jadwal kerja saja melalui ponsel pintar Anda.
Berkaitan dengan penghitungan jam kerja karyawan, fitur Rekam Kehadiran atau Attendance di Mekari Talenta memudahkan karyawan untuk merekam kehadiran saat datang hingga pulang kantor. Tidak perlu lagi membuang kertas untuk mengelola data kehadiran karyawan secara manual. Dengan aplikasi buat jadwal kerja Mekari Talenta, pengelolaan data kehadiran dilakukan secara otomatis.
Selain itu, Anda dapat mengawasi produktivitas karyawan bahkan saat WFH melalui fitur Rekam Aktivitas atau Activity Recording. Fitur rekam aktivitas berisi rekaman kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama bekerja dari rumah.
Jadi, HR dapat mengevaluasi dan melihat pekerjaan apa saja yang dikerjakan oleh karyawan perusahaan. Rekam aktivitas ini juga bersifat real time, sehingga data rekaman/foto kegiatan tidak dapat dimanipulasi.
Mekari Talenta juga dilengkapi dengan survei kesehatan yang harus diisi setiap hari untuk memonitor keadaan fisik karyawan saat itu, terutama selama pandemi. Dengan begitu, HR dapat mengetahui kondisi karyawan di perusahaan baik secara fisik maupun mental yang kemungkinan dapat mempengaruhi kinerja karyawan.
Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan mengelola pekerjaan HR dengan mengunduh aplikasi Mekari Talenta di ponsel pintar Anda atau kunjungi laman webnya dan jadwalkan demo! Tunggu apa lagi? Yuk, berlangganan sekarang! (*/jay) Editor : Administrator