Sudah sejak lama kwitansi memang digunakan sebagai bukti jual beli maupun bukti adanya dana yang masuk dan keluar dalam bisnis perusahaan. Umumnya sebagai pembeli tentunya ingin mendapatkan tanda bukti pembelian, bukti ini dapat berupa kwitansi.
Bahkan untuk transaksi besar atau khusus, kwitansi dapat ditambah dengan materai sebagai tanda bukti yang lebih kuat dan sah di mata hukum.
Pada akhir periode dalam pembuatan laporan keuangan, semua kwitansi yang ada tentunya akan direkap kembali. Semakin besar perusahaan dan semakin banyaknya transaksi tentu akan membuat bukti kwitansi juga akan semakin banyak dan kompleks.
Tentu hal ini akan membuat pekerjaan terkait rekapan kwitansi akan memakan banyak waktu dan tenaga. Terlebih bila pembuatan kwitansi dan perekapannya masih dilakukan secara manual atau konvensional tentu resiko kesalahan perhitungan akan semakin besar. Karenanya dengan adanya aplikasi kwitansi pembayaran akan sangat membantu, namun sebelum membahas aplikasi tersebut kita bahas tentang kwitansi itu lebih dulu.
Pengertian dan Ciri-ciri Kwitansi secara Umum
Pengertian kwitansi sendiri secara umum merupakan sebuah dokumen tanda bukti dari sebuah pembayaran yang sudah dilakukan maupun untuk keperluan penerimaan uang. Dokumen bukti ini nantinya akan ditandatangani oleh pihak penjual yang nantinya akan diterima oleh pihak pembeli. Pada kondisi tertentu, kedua pihak dapat memperkuat kwitansi tersebut dari sisi legalitasnya.
Salah satu tujuan pembuatan kwitansi juga untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan nantinya. Untuk membuat kwitansi sendiri harus memuat beberapa informasi dengan format standar seperti kop perusahaan, nomer, nama penjual dan pembeli, jumlah uang dalam angka dan nominal, tanggal dan tanda tangan.
Dalam kondisi tertentu, tanda tangan kwitansi juga dapat disertai materai agar mempunyai legalitas dari segi hukum. Selain itu pada beberapa kasus, penambahan materai juga menjadi syarat mutlak agar keputusan yang dihasilkan lebih adil untuk kedua belah pihak.
Selanjutnya kwitansi akan ditandatangani serta dicap oleh penjual dan penerima uang dan akan diserahkan ke pemberi uang atau pembeli sebagai tanda bukti pembelian atau pembayaran yang sah. Apabila dikemudian hari terdapat masalah terkait pembelian atau pembayaran maka kwitansi dapat digunakan sebagai bukti yang sah.
Di dalam dunia bisnis perusahaan, kwitansi ini salah satu fungsi utamanya adalah untuk memudahkan dalam pencatatan arus kas dalam rekapitulasi pembukuan perusahaan. Dan dengan adanya aplikasi kwitansi pembayaran berbagai pekerjaan terkait dokumen yang satu ini dapat diselesaikan dengan mudah.
Ciri-ciri Kwitansi pada Umumnya
Umumnya dokumen seperti kwitansi terdiri dari 2 bagian yaitu lembar kecil dan lembar besar. Lembar kecil ini dinamakan sub kwitansi yang berfungsi sebagai bukti untuk penerima uang atau penjual. Sedangkan lembar besar kwitansi akan diberikan kepada pemberi uang atau pembeli sebagai tanda bukti yang sah.
Selain terbagi dalam 2 bagian, kwitansi juga kerap dibuat dalam rangkap dua seperti halnya nota. Kwitansi bagian atas atau yang asli nantinya akan diberikan kepada pembeli atau pemberi uang, sedangkan bagian bawahnya akan diberikan kepada penjual atau penerima uang sebagai arsip penjualannya. Secara umum, ciri-ciri umum dari kwitansi adalah sebagai berikut :
- Kwitansi akan dibuat dalam 2 sisi atau 2 rangkap seperti yang telah dijelaskan pada penjelasan diatas.
- Memuat informasi yang jelas mulai dari nomor, nama penerima, jumlah dalam angka dan nominal, keterangan transaksi, tanggal dan tanda tangan.
- Dibuat menggunakan media hardcopy seperti kertas, namun seiring perkembangan zaman juga dapat dibuat menggunakan media elektronik atau softcopy.
Fungsi Kwitansi Pada Sebuah Transaksi
Mungkin kita hanya tahu fungsi utama kwitansi sebagai bukti pembayaran yang sah. Namun dalam dunia bisnis, fungsi kwitansi tidak berhenti pada hal tersebut saja, masih ada beberapa fungsi lain dari kwitansi yaitu :
1. Bukti sah pembayaran yang dilakukan oleh pembeli
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi utama dari kwitansi adalah sebagai tanda bukti pembayaran yang sah. Kwitansi disini sebagai bukti sah bahwa pembeli telah menyerahkan sejumlah uang kepada penjual guna keperluan pembayaran transaksi. Pembayaran ini dapat dilakukan secara tunai maupun cicilan yang nominalnya telah disepakati oleh kedua belah pihak.
2. Bukti penerimaan uang oleh penjual dari pembeli
Fungsi kwitansi selanjutnya adalah dari sisi penjual sebagai bukti sah tertulis yang menerangkan bahwa penjual telah menerima sejumlah uang dari pembeli. Sehingga bila dikemudian hari terdapat masalah dalam jual beli, dengan kwitansi yang sah penjual dapat merespon masalah tersebut untuk diselesaikan. Tanpa kwitansi dapat dikatakan bahwa pembelian bisa dibilang tidak pernah terjadi.
3. Bukti sah yang mempunyai kekuatan hukum
Terkadang dalam sebuah kondisi tertentu, kwitansi merupakan bukti sah yang diperlukan dalam persidangan. Sehingga di mata hukum, dokumen yang satu ini mempunyai kekuatan hukum yang sah dan dapat digunakan dalam persidangan sebagai bukti dalam pengajuan gugatan.
4. Bukti untuk klaim garansi kepada penjual
Pada produk tertentu memang mempunyai jaminan garansi dari penjual bila sewaktu-waktu terjadi masalah pada produk sesuai dengan ketentuannya. Untuk mendapatkan klaim tersebut umumnya penjual akan meminta bukti transaksi seperti kwitansi untuk memprosesnya.
5. Dibutuhkan dalam audit perusahaan
Sebelum telah dijelaskan bahwa kwitansi umumnya dibuat dalam 2 bagian atau 2 rangkap sehingga pihak penjual juga akan mempunyai arsipnya. Dengan arsip ini penjual atau perusahaan dapat merekapitulasi apakah barang atau produk yang terjual memang sesuai dengan nominal uang yang diterima.
6. Memperkuat registrasi barang
Salah satu informasi yang dicantumkan dalam kwitansi adalah nomer seri dan jenis barang yang dijual dalam deskripsinya. Dengan begitu kwitansi juga bisa menjadi bukti yang menguatkan registrasi sebuah barang atau produk.
Jenis-jenis Kwitansi Dalam Bisnis Perusahaan
Sebelum membahas tentang aplikasi kwitansi pembayaran, kita akan membahas tentang jenis kwitansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis perusahaan, umumnya jenis kwitansi yang sering digunakan adalah sebagai berikut :
1. Kwitansi bukti pembayaran
Jenis kwitansi ini umumnya akan diberikan setelah proses transaksi jual beli selesai dilakukan. Selain sebagai bukti pembayaran dalam sebuah transaksi jual beli, jenis ini juga sering digunakan sebagai tanda bukti pelunasan hutang piutang.
2. Kwitansi cash receipt
Jenis kwitansi cash receipt merupakan jenis kwitansi yang umum digunakan oleh perusahaan. Kwitansi jenis ini berfungsi sebagai bukti yang menjelaskan tentang jumlah dana yang masuk dan keluar perusahaan. Selain itu, fungsinya juga sebagai arsip yang nantinya akan digunakan untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan.
3. Kwitansi transaksi produk
Selanjutnya ada kwitansi transaksi produk dimana sesuai dengan namanya kwitansi ini memang digunakan sebagai bukti sah transaksi sebuah produk. Setelah melakukan pembelian umumnya pihak penjual akan memberikan jenis kwitansi ini kepada pihak pembeli.
4. Kwitansi transfer uang
Sesuai dengan namanya, jenis kwitansi ini memang digunakan sebagai bukti penerimaan uang dari pihak tertentu. Dengan adanya kwitansi ini, transfer uang yang dilakukan mempunyai keabsahan dan sah di mata hukum. Jenis ini juga merupakan kwitansi yang umum digunakan pada bisnis perusahaan.
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Kwitansi Pembayaran
Untuk perusahaan skala kecil hingga menengah dengan volume transaksi yang belum banyak tentunya masih bisa membuat kwitansi secara manual. Namun untuk perusahaan besar dengan volume transaksi yang besar, beragam dan kompleks tentunya penggunaan aplikasi kwitansi pembayaran akan sangat membantu.
Sebab akan ada banyak masalah bila masih dikerjakan secara manual. Ada beberapa keunggulan bila perusahaan menggunakan aplikasi kwitansi pembayaran yaitu :
1. Mudah dalam pelacakan
Kemudahan dalam melakukan pelacakan terkait aktivitas transaksi perusahaan merupakan alasan utama penggunaan aplikasi kwitansi pembayaran. Terlebih jika Anda memang sering bepergian, maka semua catatan transaksi harus dicatat dan disimpan di media yang mudah diakses.
Dengan aplikasi kwitansi pembayaran tentunya akan memudahkan Anda tidak hanya dalam pelacakannya saja, namun juga dalam pembuatan kwitansi. Selain itu Anda juga dapat melakukannya dari mana saja dan kapan saja. Semua catatan ini akan tersimpan dengan rapi sehingga Anda dapat mengambil datanya kapanpun saat diperlukan.
2. Meminimalisir kesalahan
Pembuatan kwitansi secara manual, terlebih bila volume transaksi sudah banyak tentu akan rentan mengalami kesalahan. Salah dalam mencatat nominal maupun penghitungan tentunya akan menjadi masalah nantinya dan bahkan dapat menimbulkan kerugian.
Namun, dengan penggunaan aplikasi kwitansi pembayaran hal tersebut dapat diminimalisir. Sebab penghitungan akan dilakukan secara otomatis, di samping itu bila terjadi kesalahan juga akan lebih mudah diedit dan dikirim kembali dalam waktu singkat.
3. Mengefisienkan anggaran
Setiap perusahaan tentunya ingin mengefisienkan biaya pengeluaran yang biasa dikeluarkan setiap harinya untuk operasional. Termasuk dalam pembuatan kwitansi, bila dilakukan secara manual tentu akan memerlukan biaya mulai dari kertas, tinta, dan bahkan untuk perawatan printer.
Namun hal tersebut dapat Anda minimalisir dengan penggunaan aplikasi kwitansi pembayaran sebab semua telah tercatat secara digital. Selain itu semua pencatatan dan perhitungan bisa dilakukan secara efektif dan efisien.
4. Bisa diakses dari mana dan kapan saja
Salah satu keunggulan yang dimiliki aplikasi kwitansi pembayaran adalah kemudahan dalam mengaksesnya. Karena aplikasi telah berbasis cloud atau online, Anda dapat mengaksesnya dari mana dan kapan saja melalui gadget pribadi. Sehingga walaupun Anda tidak sedang berada di kantor namun pembuatan dan pemantauan kwitansi tetap dapat dilakukan.
Aplikasi Kwitansi Pembayaran by Mekari
Semua keunggulan tersebut tentunya bisa Anda dapatkan bila menggunakan aplikasi kwitansi pembayaran melalui link https://www.jurnal.id/id/software-aplikasi-kwitansi-pembayaran-digital/ dari Mekari. Sebab Mekari memang merupakan pengembang atau vendor berbagai aplikasi dan software khusus untuk bisnis yang telah terpercaya dan berpengalaman.
Untuk info mengenai aplikasi kwitansi pembayaran by Mekari bisa Anda dapatkan melalui website resmi https://www.jurnal.id/id/software-aplikasi-kwitansi-pembayaran-digital/. Akan ada banyak kemudahan yang Anda dapatkan mulai dari semua kwitansi transaksi yang tersimpan dalam 1 aplikasi, pembuatan kwitansi secara otomatis hingga dapat mengatur sendiri templatenya.
Anda juga tidak perlu ragu dengan keamanan data perusahaan, sebab keamanan aplikasi Kwitansi Pembayaran dari Mekari sudan menerapkan standar internasional yang setara dengan pengamanan data yang dipakai perbankan. Selain itu aplikasi by Mekari ini juga dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lainnya pada bisnis Anda.
Untuk info tentang aplikasi lainnya bisa Anda lihat di Jurnal.id yang merupakan website resmi Mekari. Dapatkan dukungan dari tim pelayanan yang ahli dan berpengalaman untuk solusi atas permasalahan bisnis Anda. Selain itu dapatkan pula fitur trialnya agar Anda semakin yakin untuk menggunakan aplikasi bisnis by Mekari. (*/jay) Editor : Administrator