Agar akurat dan efektif, pemilik UKM pun sebaiknya mempertimbangkan penggunaan payroll software bagi karyawan mereka. Salah satu software tersebut adalah Talenta, yang dapat diakses melalui tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.
Untuk mendapatkan software payroll terbaik bagi sektor UKM, perhatikan cara dan tips berikut ini:
- Evaluasi Kebutuhan Bisnis
Tidak ada bisnis yang sama persis, karenanya perusahaan harus terlebih dahulu mengevaluasi dan mengetahui dengan pasti apa saja kebutuhan bisnisnya. Software payroll yang cocok atau disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan memberikan dampak yang sangat besar.
Saat memilih aplikasi penggajian, ada beberapa poin yang harus perusahaan pertimbangkan:
- Besarnya bisnis UKM yang akan terkait dengan pengelolaan waktu dan sumber daya
- Budget yang tersedia untuk penggunaan software
- Tingkat kenyamanan dan kemudahan aplikasi yang sesuai dengan peraturan yang sah menurut undang-undang
- Pertimbangkan Fitur Software Payroll
- Pengarsipan Pajak
Baik kecil maupun besar, setiap bisnis perlu akurat dalam mendokumentasikan atau mengarsipkan informasi dan detail pajak setiap karyawannya. Mengingat kebijakan pemerintah mengenai ketentuan pajak sering berubah, pastikan penyedia aplikasi yang Anda pilih bisa terus update sehingga membantu perusahaan menyelesaikan urusan perpajakan.
- Halaman/Dashboard Karyawan
Dashboard karyawan memungkinkan karyawan untuk mengelola data mereka sendiri. Hal ini menyederhanakan proses dan memudahkan pekerjaan HRD karena mereka tidak harus bolak-balik berkomunikasi satu sama lain untuk pengisian informasi yang bersifat personal seperti data diri, nomor KTP, nomor rekening dan sebagainya.
- Pengiriman Gaji Secara Langsung
Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, pengiriman gaji secara langsung atau otomatis akan sangat mempermudah proses dan meringankan pekerjaan banyak pihak. Bagian keuangan misalnya, tak perlu lagi pergi ke Bank untuk mengurus satu per satu gaji karyawan yang akan memakan tenaga dan waktu.
- Integrasi HR dengan Divisi Lain
Ada banyak keuntungan penggunaan software payroll bagi tim HR. Di antaranya adalah menghemat waktu komunikasi antar divisi, menghemat tenaga dan bahkan pengeluaran lain seperti penggunaan kertas untuk proses penggajian.
Sektor bisnis UKM juga sebaiknya mempertimbangkan untuk memilih aplikasi yang bisa berintegrasi dengan sistem lain seperti software akuntansi. Hal ini akan mengeliminasi atau mengurangi kemungkinan terjadinya eror dan resiko miss communication antar divisi yang bekerja sama.
- Evaluasi Budget vs Fungsi yang Didapatkan
Jangan karena perusahaan memiliki dana (budget) terbatas akhirnya memutuskan untuk memilih software payroll seadanya. Semakin murah aplikasi tersebut maka semakin banyak proses manual yang harus dilakukan.
Software payroll karyawan yang ditarifkan dengan harga agak mahal justru akan menghemat pengeluaran perusahan di masa depan. Akurasi yang lebih baik bisa menghemat pengeluaran upah atau pajak, serta mengatasi kesalahan dan dampak dari kesalahan yang dilakukan oleh SDM.
Perusahaan bisa menghemat upah SDM karena ada banyak pekerjaan yang bisa dilakukan oleh satu orang saja dengan mudah dan cepat, cukup mengandalkan fitur-fitur yang tersedia pada software payroll (payroll software).
- Konsultasi dengan Stakeholder
Sebelum memilih software payroll, pemilik bisnis atau manajer harus berkonsultasi terlebih dulu dengan orang-orang yang akan menggunakan aplikasi ini sehari-harinya. Sampaikan hasil penelitian dan daftar kelebihan/kekurangan dua atau tiga aplikasi yang akan dipilih.
Para stakeholder mungkin bisa membantu perusahaan untuk mempersempit pilihan dan bersemangat karena tahu bahwa mereka akan berpartisipasi dalam suatu hal baru.
Cara Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Besar
Bagi perusahaan besar atau korporasi, menggunakan software dan aplikasi HR untuk mengelola karyawan adalah hal yang tepat untuk dilakukan demi menghindari kesalahan apalagi terkait dengan payroll atau penggajian.
Namun kebutuhan setiap perusahaan yang berbeda-beda, mungkin saja tidak cocok dengan layanan yang diberikan oleh software payroll tertentu. Agar tidak salah memilih software untuk payroll karyawan di perusahaan, perhatikan cara berikut ini:
- Perhatikan Kebutuhan Perusahaan
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, baik perusahaan besar maupun kecil, akan mencapai tujuan dan mendapat keuntungan jika mereka terlebih dulu mengevaluasi kebutuhan perusahaan dan mengumpulkan informasi sebelum melihat berbagai software payroll.
Anggaran yang dialokasikan untuk membeli dan mengelola software payroll merupakan hal yang harus dipertimbangkan ketika menyeleksi beberapa aplikasi.
Selain itu, bandingkan fitur dan kemudahan masing-masing payroll software yang ada, karena akan berdampak langsung kepada perusahaan. Misalnya saja seperti pengarsipan pajak, inetgrasi SDM, keterangan detail setiap karyawan dan sebagainya.
- Kemudahan Saat Digunakan
Perusahaan besar biasanya sudah memiliki sistem penggajian sendiri yang sudah diterapkan sejak lama. Namun ketika perusahaan semakin berkembang, maka menggunakan software payroll perlu kembali disesuaikan untuk menunjang sistem yang sudah ada agar semakin efisien.
Software payroll yang kurang efisien (yang sudah digunakan sebelumnya) juga merupakan alasan lain mengapa perusahaan harus mencari software payroll karyawan yang baru.
Ketika memilih software payroll yang tepat, Manajer harus melihat pada kemudahan penggunaannya dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
- Apakah data perusahaan di sistem yang ada bisa dipindahkan secara langsung atau manual
- Apakah vendor menawarkan layanan jasa konsultasi atau tidak
- Berapa teknisi yang diperlukan dan biaya yang akan dikeluarkan untuk sistem yang baru
- Apakah sistem dari aplikasi yang baru bisa kompatibel dengan sistem yang lama atau tidak
- Ketersediaan Support Service
Kualitas dan ketersediaan support service dapat mempengaruhi efisiensi dan keberhasilan penerapan software payroll. Aplikasi yang menyediakan layanan dan dukungan selama 24 jam sangat membantu user dan klien yang mungkin saja mengalami kesulitan dalam penggunannnya.
Perusahaan penyedia aplikasi yang memiliki banyak kantor cabang di setiap kota juga akan menguntungkan perusahaan, karena Anda tak harus pergi jauh untuk pergi ke kantor pusat mereka jika membutuhkan sesuatu. Kondisi ini juga akan memperkuat hubungan personal antar perusahaan yang bisa menguntungkan di masa depan.
- Referensi dan Track Record
Karyawan adalah aset terbesar perusahaan sehingga upah adalah hal yang penting dan sangat berdampak besar bagi mereka. Perusahaan tidak boleh asal untuk memilih software payroll melainkan memilih penyedia aplikasi yang memiliki jejak rekam baik.
Gali informasi dan referensi dari banyak orang atau bahkan perusahaan lain yang menggunakan software payroll tersebut. Lihat penilaian masing-masing penyedia aplikasi yang akan Anda pilih dan tentukan software payroll mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kesimpulan
Setelah mengetahui hal di atas, sekarang Anda tahu bahwa software payroll terbaik untuk perusahaan Anda adalah yang mudah digunakan, memiliki support service dan track record yang baik.
Jangan sampai setelah Anda melakukan kontrak selama satu tahun, dengan biaya yang besar. Ternyata baru beberapa bulan saja, Anda sudah kecewa dengan kualitas aplikasi dan after sales service yang buruk.
Anda wajib mempertimbangkan Talenta. Software payroll berbasis web ini selain dapat menghitung gaji, claim pengobatan, bonus, THR, BPJS dan PPh 21 yang selalu mengikuti peraturan pemerintah, Talenta juga memiliki fitur bermanfaat lain seperti pengajuan absen, lembur dan slip gaji online.
Anda bisa mencoba terlebih dahulu selama satu bulan untuk menilai kualitas aplikasi Talenta atau Mengundang untuk demo.
Selain itu pembelian aplikasi Talenta juga tidak ada minimal kontrak sehingga lebih meringankan biaya Anda di awal pemakaian.
Talenta adalah payroll software berbasis web terbaik di Indonesia, yang bisa menjadi solusi untuk pengelolaan SDM perusahaan Anda. Selain fitur payroll, Anda tidak perlu mengeluarkan anggaran lagi jika ingin menggunakan fitur manajemen absensi.
Karena tidak hanya untuk penggajian saja,aplikasi Talenta juga mencakup manajemen Absensi, cuti, izin, lembur hingga Manajemen Talent, kinerja dan KPI.
Ingin mengenal Talenta lebih lanjut? Undang Talenta ke tempat Anda untuk melakukan demo atau coba trial selama satu bulan secara gratis! (*/jay) Editor : Administrator