HRIS (Human Resources Information System) adalah sebuah sistem yang dibutuhkan suatu perusahaan untuk mengelola karyawannya. Human Resource Information System memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan. Bagaimana tidak, penggunaan sistem HRIS dalam perusahaan dapat membantu divisi HR dalam mengelola karyawan secara efektif dan efisien.
Tentu kita semua tahu bahwa karyawan merupakan aset terbesar yang dimiliki perusahaan. Dengan adanya karyawan, maka perusahaan dapat meningkatkan performanya. Untuk itu, agar perusahaan memiliki karyawan yang memiliki tingkat loyalitas tinggi maka perusahaan harus memiliki manajemen perusahaan yang baik dalam mengelola karyawan salah satunya adalah dengan membentuk divisi Human Resource Management (HRM).
Perlu diketahui bahwa manfaat dibentuknya divisi HRM yaitu untuk menarik karyawan yang berkompeten untuk menjadi bagian dari perusahaan seperti meningkatkan kepuasan karyawan dan menurunkan tingkat turnover karyawan itu sendiri. Selain itu, tugas HRM dalam sebuah perusahaan juga berhubungan dengan fungsi administrasi yang berhubungan langsung dengan karyawan seperti absensi, gaji, cuti, dan lain-lain. Mungkin semua terlihat begitu mudah, namun ternyata hal ini dapat menyita waktu yang cukup banyak.
Mungkin bagi perusahaan kecil pengelolaan HR ini sendiri dianggap mudah karena jumlah karyawan yang relatif sedikit. Namun, bagi perusahaan besar pengelolaan HR ini tentu dapat memakan waktu banyak. Dengan demikian hal ini bisa saja menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan seperti adanya kesalahan dalam pencatatan dan lain sebagainya yang bisa berdampak buruk pada kinerja dan kesejahteraan karyawan itu sendiri.
Untuk itu, seiring berkembangnya teknologi yang semakin canggih, kini cara kerja divisi HR dalam mengelola perusahaan dan administrasi karyawan tentu mengalami perubahan. Dahulu yang menggunakan sistem konvensional atau manual kini semua bisa dilakukan dengan software atau aplikasi. Berikut penjelasan lengkapnya.
Apa Itu HRIS ?
HRIS atau Human Resources Information System adalah sebuah perangkat lunak (software) yang dapat digunakan manusia untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan penginputan, pelacakan, dan rekapitulasi data dan informasi dalam bidang HR itu sendiri.
Fitur yang terdapat pada sistem HRIS dapat digunakan pada divisi akuntansi, keuangan hingga pihak manajemen. Hal ini disebabkan administrasi karyawan tidak hanya dapat dipegang oleh divisi HRD saja melainkan divisi lainnya sehingga semua divisi diberlakukan sistem yang sama untuk semua karyawan di beberapa bidang.
Fungsi Aplikasi HRIS Bagi Perusahaan
Aplikasi HRIS menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib dimiliki perusahaan apapun jenis dan ukurannya. Adapun fungsi dari aplikasi HRIS ini sendiri yaitu:
Meningkatkan keamanan data
Data pribadi merupakan hal privasi masing-masing individu. Dalam perusahaan, data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya bisa diakses oleh orang yang berkepentingan saja. Nah sistem HRIS ini memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang mengakses informasi tersebut, sehingga risiko pencurian data yang tidak diinginkan dapat diminimalkan sesegera mungkin.
Memudahkan Pendistribusian Gaji
Aplikasi HRIS memudahkan proses penggajian dengan cepat. Human error mungkin sering kali menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji. Namun, dengan aplikasi ini maka masalah tersebut dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya menyesuaikan dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Selain itu, bukti penggajian dapat dibuat secara otomatis hanya dalam hitungan menit dan semuanya tentu sudah tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat mengaksesnya dengan mudah. Tidak hanya itu saja, manajer perusahaan juga dapat melihat laporan penggajian dan komponen-komponen gaji semua karyawan setiap bulannya dengan mudah menggunakan aplikasi HRIS.
Memantau Kinerja Karyawan
Aplikasi HRM memudahkan manajemen perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan. Baik itu karyawan yang cepat berkembang dan yang lambat berkembang. Dengan ini manajer HRD dapat menetapkan KPI kepada setiap karyawan untuk mengukur pencapaian mereka. Aplikasi ini tentunya akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
Menghemat Biaya Operasional
Perlu diketahui bahwa dengan aplikasi HRIS, maka dapat membantu perusahaan dalam meringankan biaya operasional HRD dengan cara menghilangkan penggunaan kertas dan aplikasi-aplikasi lainnya yang dinilai tidak efisien. Aplikasi HRIS dapat mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM karena seluruh prosesnya dapat ditangani secara otomatis.
Menyederhanakan Proses Rekrutmen
Karyawan Proses rekrutmen merupakan proses yang cukup panjang mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru. Namun, dengan aplikasi HRIS semua dapat ditangani dengan mudah menggunakan. Dengan software ini, maka manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat baru berdasarkan statusnya.
Membantu Mengambil Keputusan
Aplikasi HRIS dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dengan lebih baik. Hal ini dikarenakan seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau langsung melalui satu sistem yang terpusat, sehingga manajemen dapat lebih cepat dan mudah untuk mengetahui siapa saja yang berkontribusi ke perusahaan. Selain itu, manajemen juga dapat melakukan berbagai tindakan dengan cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Peran HRIS
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa sistem HRIS memiliki peran sebagai berikut:
Perkerjaan yang berulang dapat diotomatisasi
Dalam perusahaan tentu ada pekerjaan berulang seperti perekapan absen, pendistribusian gaji, perhitungan pajak, payroll dan lain-lain. Dengan sistem ini maka semua dapat dilakukan secara otomatis sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis.
Mempermudah Mengontrol Kinerja Karyawan
Dalam sistem HRIS terdapat sistem penilaian kinerja karyawan yang bisa digunakan untuk mengontrol kinerja karyawan dan membandingkan kinerja tersebut dengan target yang diharapkan.
Biaya Operasional Yang Relatif Kecil
Dengan menggunakan sistem HRIS maka perusahaan dapat mengemat biaya operasional sehingga dapat ditangguhkan ke dalam biaya lain seperti penggunaan kertas dan lain sebagainya akan berkurang secara drastis.
Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru
Penerimaan karyawan baru merupakan proses yang cukup panjang dan memakan waktu yang cukup lama. Namun, dengan sistem HRIS akan memudahkan pihak HR untuk melakukan proses penerimaan karyawan sampai dengan penempatannya di dalam organisasi perusahaan.
Membantu Mengambil Keputusan
Sistem HRIS informasi dapat diakses dengan cepat dan tepat karena sifanya otomatis sehingga akan memudahkan HR dalam pengambilan keputusan.
Mengurangi Human Error
Human Error merupakan hal yang sering terjadi dalam perusahaan khususnya dalam perhitungan. Namun, dengan bantuan Aplikasi HRIS maka kesalahan perhitungan yang sering terjadi saat dilakukan secara manual dapat diminimalisasi.
Fleksibel
Dengan aplikasi HRIS, maka data dapat diakses kapan saja dan dimana saja sehingga pemilik perusahaan atau HR dapat mengontrol dan memeriksa segala sesuatunya dengan fleksibel dan leluasa.
Kelebihan Aplikasi HRIS
Kemudahan penggunaan HRIS dan manfaatnya membuat sistem HRIS memiliki banyak kelebihan. Berikut diantaranya:
HRD Dapat Berkonsentrasi Lebih
Dengan sistem HRIS, maka HRD dapat berkonsentrasi lebih dalam hal pengambilan keputusan mengenai SDM (Sumber Daya Manusia) pada perusahaan dibandingkan hanya mengurus administrasi yang cukup rumit. Karena perlu diketahui bahwa tugas HRD sebenarnya adalah mengurus orang-orang yang hendak bekerja di perusahaan tersebut. Namun Karena kurangnya perhatian pada pemecahan divisi, maka tidak jarang banyak perusahaan yang merangkapkan tugas administrasi kepada HRD sehingga hal ini menyebabkan HRD kurang fokus dalam bekerja.
Data Yang Tersimpan Lebih Rapi Dan Terorganisir
Mengingat bahwa fungsi dari software HRIS adalah untuk mempermudah proses human resource di suatu perusahaan, tentu membuat Aplikasi HRIS menjadi jalan keluar bagi suatu perusahaan dalam mengurus administrasi yang berhubungan dengan SDM. Sehingga, pada aplikasi HRIS, maka seluruh karyawan mampu melakukan editing pada personal information yang diperlukan perusahaan.
Sebagai contoh misalkan ada seorang karyawan yang baru saja menikah dan ingin mengganti status informasinya pada data yang tersimpan oleh perusahaan. Dengan begitu, maka karyawan tersebut tidak perlu lagi harus mengurus dokumen-dokumen rumit ke HRD. Karyawan tersebut hanya perlu mengeditnya melalui software HRIS dan melaporkan hasilnya kepada HRD, selanjutnya status informasinya dapat diganti. Kemudahan seperti ini cukup membantu karyawan untuk menjadi lebih mandiri dan tetap memiliki privasi atas data yang mereka miliki.
Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Ada banyak aplikasi HRIS di Indonesia mulai dari yang gratis hingga yang berbayar. Namun, berikut kami akan sampaikan beberapa aplikasi HRIS terbaik di Indonesia:
Talenta by Mekari merupakan aplikasi HRIS terbaik di Indonesia. Fitur-fitur unggulan yang ada pada aplikasi ini sangat beragam dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hadirnya aplikasi HRIS online saat ini sudah sangat umum digunakan perusahaan pada era digitalisasi saat ini. Talenta by Mekari dapat membantu kerja HR dalam mengintegrasikan pengelolaan data karyawan serta administrasi lainnya. Serta karyawan juga akan terbantu dengan kemudahan menggunakan aplikasi Talenta by Mekari ini. Kelola payroll dan absensi karyawan lebih mudah dengan Talenta by Mekari.
NaturalHR
Aplikasi NaturalHR merupakan aplikasi HRIS buatan UK yang bisa digunakan secara gratis tanpa iklan, trial, dan lain sebagainya. NaturalHR merupakan aplikasi HRIS yang sudah dilengkapi dengan fitur time tracking, employee self-service, cuti, libur, pustaka penyimpanan materi pelatihan, rekrutmen, dan juga penilaian kinerja karyawan.
Namun sayangnya, aplikasi HRIS ini belum memiliki sistem penggajian. Selain itu, aplikasi versi gratis dari NaturalHR juga rencananya akan dihilangkan dan diganti dengan yang berbayar.
Web Human Resource
Web Human Resource atau biasa disebut WebHR merupakan aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang sudah ada sejak 2010. Pelanggannya pun sudah mencapai angka 9000 lebih. WebHR ini sudah berbasis web dan memang dibuat khusus untuk perusahaan dengan skala kecil hingga menengah dengan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak yaitu maksimal sepuluh orang saja.
Software WebHR bisa digunakan secara gratis, namun sayangnya ada iklan di dalamnya. Alasan banyaknya pelanggan WebHR adalah karena adanya fitur-fitur pendukung seperti tracking kehadiran, penggajian, dan rekrutmen, sehingga sangat memudahkan penggunanya.
Deskera
Deskera merupakan aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang memiliki pangsa pasar utama perusahaan besar karena memiliki bisnis dengan skala enterprise. Itulah mengapa modul HR Deskera ini sangatlah luas mencakup manajemen penggajian, performa, rekrutmen, timesheet, serta real-time reporting.
Deskera deprogram khusus untuk memenuhi semua kebutuhan dalam skala yang besar. Perlu diketahui bahwa ada dua versi Deskera yang bisa digunakan yaitu versi gratis (open source) dan versi berbayar mulai dari $75 per bulannya untuk tiap pengguna.
Deskera hadir tidak hanya sebagai aplikasi HRIS pengatur manajemen kehadiran, namun juga memiliki modul untuk CRM dan ERP sehingga dinilai cukup lengkap.
Fitur
Kelebihan dan kemudahan yang diberikan aplikasi HRIS membuat aplikasi ini memiliki berbagai fitur yang lengkap dan canggih, berikut diantaranya:
- Manajemen Penggajian
- Manajemen Rekrutmen
- Manajemen Waktu dan Kehadiran
- Manajemen Penilaian
- Manajemen Keuangan
- Manajemen Pajak
- Laporan Analitik
Pentingnya Aplikasi HRIS Untuk Perusahaan
Tanpa disadari, Human Resources Information System (HRIS) memberikan banyak kemudahan agar HRD dapat melakukan pekerjaannya dengan efektif. Sehingga penggunaan sistem HRIS dalam perusahaan merupakan hal yang cukup penting.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa HRIS (Human Resources Information System) adalah sebuah sistem yang dibutuhkan suatu perusahaan untuk mengelola karyawannya. Sistem ini mempermudah tugas HRD dalam melakukan penggajian, cuti, mengontrol kinerja karyawan, membantu mengambil keputusan dan lain sebagainya. (*)
Editor : Administrator